联合国基金会帐户

如果一个部门有可自由支配的资金存入太阳城娱乐官网大学基金会，则通常会为该部门建立一个WBS，以收取基金会随后报销的费用。 可按下列方式从基金会全权委托帐户支付款项。

1. If an expense is allowable under state regulations and can be processed through the State Department of Administrative Services (DAS), the expense must be charged to the department’s Foundation reimbursement WBS. Quarterly, the Finance Office Grants Accountant will review all expenses charged to the department’s Foundation reimbursement WBS and will prepare a Request for Payment from Foundation Funds form for the total of the expenses made to the WBS for the period. 此表格将通过DocuSign发送给有权从基金会帐户中支出的人员，连同费用细节一起，供他们批准和签署。 The UN Foundation will send check payment to the Finance Office, which will be deposited into the department’s Foundation Reimbursement WBS to offset the expenses incurred.

2. If the expense is NOT allowable per state regulations and cannot be processed through DAS, (i.e. funeral flowers, entertainment expenses, gifts to individuals, etc.) the department should complete the DocuSign 申请基金会基金付款表格. 准备人员填写表格主体所需的信息，并附上费用的扫描收据和证明文件。 通过这种方式支付的发票应包括销售税。 准备人员输入他们的姓名和电子邮件地址作为太阳城娱乐官网准备人员，然后确定将表单发送给谁签名。 If an employee expense reimbursement, enter the employee’s name & email address and the supervisor’s name & email address. 最后，输入基金管理机构的名称和电子邮件地址。 然后单击开始签名。 DocuSign将把批准的表格转交给财务主任，财务主任将审查费用是否涉及任何可能的税务问题，并将表格提交给联合国基金会付款。 联合国基金会将把支票款项退回请求部门。 
   提醒:

   • 没有礼品卡购买/报销。

   • 给学生的奖励应该通过财政援助支付，以便奖励在学生援助和税务报告中得到适当的反映。

   • 适用大学旅行/非旅行费用报销政策（例如，所有旅行费用必须在旅行最后一天后60天内提交）。

   • 欲了解更多信息，请参见 第17号行政备忘录太阳城娱乐官网大学政策(1)来自基金会捐赠账户的支出，(2)与旅行、娱乐和俱乐部会员费用相关的工作条件附带福利的负责任计划，以及(3)给员工的最低限度礼物。