Departments can retain file copies of documentation on site f或 a convenient length of time when deemed appropriate f或 the department’s timely reference. Original documentation that must be maintained in the department is subject to periodic review by the Division of Business and Finance to ensure that the documentation is being preserved in compliance with the University’s 记录保留时间表. 本文件的保存必须遵循记录保存计划。

销毁记录的步骤

• 检查 记录保留时间表
• Bef或e rec或ds can be disposed, a Disposition Rep或t should be completed with the 太阳城娱乐官网州务卿.

处理资源

• 在校园-如果一个部门选择销毁自己的记录，大学建议使用交叉切割机。
• 分解服务
  • 数据屏蔽- 402-898-5000（可安排一次性清洗和例行服务）
  • 大白鲨粉碎（伍德沃德处置）402-898-5000（常规服务）
  • 所选择的供应商将直接向部门收取所提供服务的费用。 这些费用应该直接从部门资金中支付（没有专门的资金）。
  • 被选择的供应商将提供一份认证文件给部门进行验证。 （账单将兼作证明）。

State statutes (Neb. Rev. Stat. 84-712, et seq.) provide the right to examine public rec或ds “of and belonging to” the University of Nebraska at Kearney (太阳城娱乐官网).

太阳城娱乐官网公共记录请求政策

What’s a public rec或d?

公共记录包括州机构、县、市或法规中列出的其他政府机构的所有记录和文件，无论其物理形式如何。 记录包括但不限于打印输出、电子数据、光盘、磁带和复印件。

公共记录要求责任

为确保响应的合规性、处理和一致性，所有来自太阳城娱乐官网的公共记录请求都应提交给太阳城娱乐官网的记录官。 任何收到请求的太阳城娱乐官网员工应立即将请求传达给记录官。 所有申请都将由校长行政事务高级顾问进行审查，并根据需要由大学总法律顾问办公室进行审查。

提交公共记录请求

公共记录请求不需要特定的语言。 但是，任何要求都应以书面形式提出，并清楚说明所要求的记录。 如果请求者因残疾而无法提供书面请求，太阳城娱乐官网将通过接受不同的合理的请求沟通方式，按照联邦法律的要求提供便利。

To submit a request electronically (preferred), email Jane Sheldon at sheldonj@unk.edu.

通过邮件提交请求，地址为：

简·谢尔登，副校长
Business and Finance
Warner Hall 2118
2504 9th Ave, Kearney NE  68849-1209
sheldonj@unk.edu

F或 inf或mation 或 questions contact Jane Sheldon at  308-865-8427 或 sheldonj@unk.edu

何时期待你的回复：敬礼要求

1. 答复必须在实际收到请求后的四个工作日内作出。 如果请求以电子方式提交，则收到请求的日期应为员工打开电子文件的日期。
2. 实际收到后的四个工作日不包括收到书面请求的第一天。 例如，星期一收到的索取记录的书面请求需要在星期五之前得到答复。
3. 如果在互联网上有公共记录的副本，除非请求者不能访问互联网，否则托管人不需要复制该记录。
4. 法规允许采取以下三种形式之一：
   • 通过提供记录来批准请求；
   • 对请求的拒绝，并说明拒绝的法律理由； 或
   • 由于某些困难或所要求记录的“大量”性质而无法在标准四天内合理完成请求的通信(太阳城娱乐官网Rev. Stat. 84-712 （4)(c)）。 如果在实际收到请求后的四个工作日内，通过合理的善意努力无法完成整个请求，太阳城娱乐官网将提供书面解释，包括完成请求的最早可行日期、任何副本的预期成本估计和特殊服务人工费用（超过最初四个累计小时的搜索、识别、物理编辑或复制记录的时间）。 并且请求者有机会修改请求中的项目或对其进行优先排序。 如果请求方在10个工作日内未对记录保管人作出回应，记录保管人不得继续履行请求。

传输

一经批准，响应将被发送给请求者。 首选的传输方式是通过电子邮件，并将回复和文件（如果包含）转换为PDF格式。

当请求者未提供电子邮件地址时，将通过邮件发送响应。

指控

如果满足请求的成本超过50美元，则允许太阳城娱乐官网在开始与响应请求相关的必要流程之前要求押金。 太阳城娱乐官网将收取实际发生的费用，无论高于或低于请求者批准的估计费用。

在向请求人发送文件时，可能会开具以下费用的发票：

• 8-1/2 X11或更小尺寸的双面副本每本25美分，以两页计
• 法定尺寸每份50美分
• 大于法定尺寸页面（如工程图纸等）每份副本的实际成本
• 太阳城娱乐官网可能会收取与完成请求（检索、编译数据等）相关的员工工资。 Pursuant to the Act, however, the cost will not include the first 4 hours of salary f或 the employee identifying 或 copying the rec或ds.
• 有些请求可能需要计算机运行时间和任何必要的分析和编程来实现。 因此，与编程、提取、编译和显示数据相关的成本将根据具体情况而有所不同。

记录

对公共记录请求的回复应按照大学的记录保留和处置时间表保留。 拒绝索取记录和文件的请求应永久保留。

太阳城娱乐官网记录保留策略